Microsoft Teams: как его использовать и как он сочетается со Slack и Zoom

Microsoft Teams — это рабочее пространство для совместной работы в Microsoft 365/Office 365, которое действует как центральный узел для общения на рабочем месте, совместной работы в команде, видеочатов и обмена документами. Все это предназначено для повышения продуктивности сотрудников с помощью единого набора инструментов.

/p>

Запущенная в 2017 году в качестве конкурента пионеру совместной работы Slack, Microsoft увидела, что использование Teams выросло до 75 миллионов активных пользователей в день по мере обострения пандемии COVID-19, согласно статистике, опубликованной Microsoft в апреле. Компания назвала Teams самым быстрорастущим бизнес-приложением в своей истории.

С момента запуска, подстегиваемого стремлением к подключению для работы из дома, Teams как ключевая часть продвинулись дальше в центре внимания. стратегии продуктивности и совместной работы Microsoft на рабочем месте.

«Команды стали звездным продуктом, а не надстройкой, входящей в состав более крупного пакета для повышения производительности», — сказал Рауль Кастанон, старший аналитик 451 Research /S&P Global Market Intelligence.

Команды могут служить альтернативой или даже полностью заменять электронную почту, но они также действуют в более широком смысле, объединяя сотрудников и их приложения, особенно для удаленных сотрудников. Думайте об этом как о «цифровом переводе открытого офисного пространства», как выразился представитель Microsoft.

Совместное рабочее пространство служит связующей тканью, соединяющей приложения Microsoft 365, заполняя «критическую пустоту» для Microsoft, — сказал Дакс Рэймонд Си, главный бренд-директор, Microsoft MVP и региональный директор AvePoint, партнера Microsoft. «Microsoft рано поняла, что интегрированный концентратор, объединяющий постоянный чат, файлы и видеоконференции, станет будущим корпоративной совместной работы», — сказал Сай.

Teams доступен в виде настольного приложения через Интернет. браузер и как мобильное приложение. Он поддерживается во всех основных операционных системах, таких как Windows, macOS, iOS и Android.

Как использовать Microsoft Teams: каналы, команды и обмен сообщениями

Команды состоят из одной или нескольких, ну, «команд» — по сути, групп сотрудников внутри организации, таких как сотрудники отдела маркетинга или дизайна. Команды могут варьироваться по размеру и охвату от всего бизнеса до более узконаправленной группы общих интересов.

При первом создании группы автоматически создается группа Microsoft 365 вместе со связанными службами. таких как сайт SharePoint и доступ к OneNote. В некотором смысле Teams идет на шаг дальше, чем группы, выступая в качестве более ощутимого потока, соединяющего пользователей и приложения в организации. «Это по-прежнему закулисная основа Office 365. Но теперь Microsoft может сосредоточить свою продуктивность и интеграцию вокруг команд, а не групп», — сказал Сай.

Microsoft

Каждая команда состоит из отдельных« каналов », которые, как правило, имеют более определенную направленность, например рабочий проект или тему.. Каналы — это групповые чаты, которые лучше подходят для динамичных бесед, чем асинхронное общение, такое как электронная почта.

Есть два основных типа каналов: частные каналы подходят для конфиденциальных разговоров, что может быть особенно полезно для юридических или финансовых групп, в то время как «стандартные» каналы позволяют любому в рабочей области видеть, что было написано, и получать доступ к общим файлам.

«Общий» канал включен по умолчанию, и администраторы могут затем добавить больше чтобы соответствовать требованиям своей команды. Каждый канал содержит вкладки с общими файлами и приложениями, чтобы работать без переключения экранов. Согласно отчету Forrester, команды могут значительно сократить переключение приложений, экономя каждому сотруднику примерно 15–25 минут в день.

Помимо использования групповых чатов внутри канала, сотрудники могут отправлять прямые сообщения на коллег в частном порядке или добавить других в специальный групповой разговор.

Teams содержит обычные функции обмена мгновенными сообщениями, ожидаемые от приложения для бизнес-чата, включая смайлики, GIF-файлы, редактирование форматированного текста, @ упоминания , цепочки бесед, ботов и возможность обмениваться файлами. При необходимости пользователи могут перейти от обмена сообщениями к видеозвонку одним нажатием кнопки. Обсуждения можно отключить, чтобы не получать уведомления, или важную беседу можно закрепить в верхней части списка чатов.

Microsoft

Навигация должна быть знакома всем, кто ранее использовал инструмент для совместной работы, хотя пользователям, впервые переключающимся с электронной почты, может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть к пользовательскому интерфейсу.

Верхняя панель содержит стрелки навигации, инструмент поиска для поиска сообщений, файлов и людей в организации, а также способ запуска приложений. Меню в правом верхнем углу обеспечивает доступ к различным настройкам, включая статус доступности.

Боковая панель слева (от настольного приложения) содержит ярлыки для элементов команд, с которыми пользователи чаще всего взаимодействуют. часто. Приложения «Чат», «Звонки», «Команды» и «Файлы» расположены рядом с лентой новостей «Активность» для упоминаний, ответов и других уведомлений. Также есть ярлык для магазина приложений Teams, где можно просмотреть утвержденное программное обеспечение Microsoft и сторонних производителей и добавить его на боковую панель для быстрого доступа. Сторонние приложения и приложения Microsoft 365 также могут быть добавлены для настройки левой панели.

Teams ориентированы не только на обмен сообщениями в реальном времени; пользователи могут совместно работать над документами в приложении. Именно здесь сила набора приложений Microsoft для повышения производительности обеспечивает ключевое преимущество перед конкурентами, выступая в качестве концентратора или соединителя для более широкого портфеля инструментов Microsoft 365.

Microsoft

Не выходя из Teams, пользователи могут совместно редактировать Word, Excel, PowerPoint и другие типы файлов в режиме реального времени. Документы в разделе «файлы» хранятся в OneDrive с возможностью хранения файлов и доступа к ним. (Также можно использовать Box и Egnyte.. )

Команды синхронизируются с календарями Outlook, чтобы обеспечить быстрый доступ к расписаниям и настройке встреч. Также имеется глубокая интеграция с корпоративным приложением социальной сети Yammer благодаря приложению Communities для Teams и доступ к контенту SharePoint в Teams.

В этом году Microsoft также представила новые приложения, предназначенные для использования в Teams.

«Задачи» был запущен ранее в этом году как предназначенная для Teams замена Planner в Teams, сочетающая в себе функциональность приложений Planner и To Do. Задачи (которые пока еще называются Планировщиком) помогают пользователям отслеживать индивидуальную и командную работу с возможностью назначать задачи и отслеживать прогресс с помощью различных представлений, включая карточки в стиле Канбан.

Еще одно недавнее дополнение — это списки, которые объединяют функции базы данных и электронных таблиц для управления информацией для планирования мероприятий, отслеживания найма или помощи в адаптации новых сотрудников.

Команды предназначены не только для офисных работников. Так называемые «работники первой линии», такие как выездные техники, розничный персонал и работники больниц, в последние пару лет стали объектом растущего внимания Microsoft.

Microsoft

Для сотрудников, которые предпочитают использовать мобильное устройство, а не сидеть за столом, были представлены различные возможности. К ним относятся Shifts, приложение для управления расписанием рабочих смен и Kaizala, которое предоставляет простое приложение для обмена сообщениями, похожее на WhatsApp, но с функциями безопасности предприятия.

Видео- и аудиоконференции становятся все более важной частью Teams, которая фактически заменила широко используемое приложение Microsoft Skype для бизнеса Online.

Это было особенно актуально во время пандемия, поскольку предприятия поспешили организовать виртуальные встречи между сотрудниками, работающими удаленно. Microsoft сообщила об увеличении количества видеоконференций в марте на 1000%, поскольку компании закрывались и отправляли сотрудников домой, наряду с огромным скачком общего ежедневного количества активных пользователей Teams — с 32 миллионов в начале марта до 75 миллионов к концу апреля.

«Самым важным преимуществом Microsoft Teams сегодня является то, что он позволяет работать из дома», — сказал Сай. «Такие функции, как видеоконференцсвязь, совместное использование экрана и простота совместной работы и совместной работы над файлами, во многих отношениях помогают предприятиям и сотрудникам работать еще более продуктивно, чем они были до пандемии».

Microsoft

Чтобы извлечь выгоду из быстрого изменения рабочего поведения и помочь снизить усталость от видеоконференций, Microsoft быстро добавила новые функции в улучшите возможности удаленной работы, сделав видеозвонки в центре внимания.

Одним из главных нововведений стало введение этим летом режима «Вместе»; он создает виртуальную среду, такую ​​как конференц-зал или кафе, обрезает видеопотоки пользователей и собирает их в более реалистичной среде (по крайней мере, по сравнению с квадратами в стиле Brady Bunch ) для создания общего пространство, которое больше подходит для разговоров. В сентябре Microsoft добавила больше таких сцен и пользовательских макетов.

Microsoft

Чтобы уменьшить отвлекающие факторы, добавлено подавление шума в реальном времени. Он использует алгоритмы глубокого обучения для фильтрации нежелательного фонового шума и сохранения только речевого сигнала.

Команды также имеют базовые функции видеозвонков, такие как настраиваемый фон, совместное использование экрана, поднятие руки, запись и прямая трансляция. подписи. Еще одна востребованная функция — переговорные комнаты — должна появиться к концу 2020 года.

Помимо групповых видеозвонков, клиенты могут использовать Teams для трансляций в масштабах компании и потокового видео в течение периода до 10 000 сотрудников (или 20 000 с дополнительной лицензией Advanced Communications).

Функциональность аудиовызова включает облачную голосовую почту, очереди вызовов, прямую маршрутизацию к существующим поставщикам телекоммуникационных услуг и аудиоконференцсвязь.

Основное внимание Microsoft уделяет интеграции с собственными приложениями; неудивительно, что он отстает от Slack по широте интеграции внешних приложений. Тем не менее, Microsoft также создала впечатляющий набор сторонних интеграций и запустила свой каталог приложений в 2018 году.

В магазине приложений есть множество опций: личные приложения, боты, вкладки, соединители и обмен сообщениями. Они развертываются и взаимодействуют с ними по-разному. Например, приложения-вкладки устанавливаются в каналы, а коннекторы отправляют информацию из внешней службы в канал.

Популярные приложения включают инструменты управления проектами, такие как Trello, Smartsheet и Wrike; приложения для картографирования разума и творческого планирования, такие как Mindmeister и Mural; а также инструменты, ориентированные на ИТ и разработчиков, такие как ServiceDesk, Bitbucket и PagerDuty.

Разработчики также могут создавать и интегрировать свои собственные внутренние приложения, ботов и вкладки, используя платформу разработчика Teams. Microsoft также позволяет сторонним разработчикам приложений интегрировать собственное программное обеспечение в процесс собраний Teams до, во время и после видеозвонка.

Существуют и более простые способы создания приложений и настраиваемых рабочих процессов в Teams, без использования кода и с малым количеством кода.

Пользовательские бизнес-приложения, созданные с использованием низкого уровня Microsoft Инструмент Power Apps -code может быть включен в Teams, а Project Oakdale позволяет пользователям «создавать, развертывать, совместно использовать, использовать и администрировать решения Power Apps» — не покидая Teams. А Power Virtual Agents позволяет пользователям создавать чат-ботов без кода.

Power Automate позволяет создавать возможности автоматизации рабочих процессов, позволяя пользователям создавать «потоки» для автоматизации задач, таких как утверждения, из Teams.

Microsoft

Хотите отключить, а не удалить Teams полностью? Многие сотрудники полагаются на определенные инструменты Office 365, но не хотят, чтобы приложение Teams запускалось автоматически при включении компьютер включен.

Чтобы внести это изменение, запустите приложение Teams, щелкните значок в правом верхнем углу с вашими инициалами и перейдите в настройки. В разделе общих настроек снимите галочку рядом с на «Автозапуск приложения», «Открыть приложение в фоновом режиме» и «При закрытии оставить приложение работающим».

Для пользователей Windows 10 также можно остановить автоматический запуск с помощью Меню «Пуск». Найдите Startup Apps, в котором представлен список всех приложений, которые открываются при входе в устройство, затем найдите приложение Teams и просто выключите его.

В качестве альтернативы, для тех, кто просто хочет меньше отвлекаться от приложения, можно уменьшить количество уведомлений, которые вы получаете в Teams. Перейдите в настройки и выберите Уведомления. Отсюда y У вас есть множество опций, таких как возможность отключить звуки уведомлений и выбрать, получать ли уведомления для определенных действий, таких как ответы в чате, упоминания и реакции, или напоминания о встречах.

Многие Пользователи Windows 10 жаловались, что команды загадочным образом появились снова после того, как они думали, что они были удалены. Очевидно, это связано с тем, что пользователи не полностью удалили приложение.

На самом деле существует два программного обеспечения, которые необходимо удалить, чтобы полностью удалить Teams; само приложение Teams и установщик всей машины Teams. Это вторая программа, которая автоматически восстанавливает Teams после перезагрузки Windows.

Оцените статью
techsly.ru
Добавить комментарий