Как использовать функцию поиска Excel для выделения или удаления совпадающих значений

Функция поиска Excel предлагает больше, чем просто поиск значений, если вы знаете правильные шаги.

При работе с большой книгой или листом из десятков столбцов и сотен строк, умение быстро находить определенные значения является обязательным навыком. Изучив основы этой функции, я покажу вам, как продвинуть эту функцию немного дальше, чем вы могли ожидать. В частности, я покажу вам, как форматировать и даже удалять совпадающие значения.

Я использую Excel Office 365 (для настольных ПК) на Windows 10 64- битовая система, но вы можете использовать то, что узнали из более ранних версий. И выделение, и удаление задач зависят от параметра «Найти все» этой функции, который не поддерживается браузером. Вы можете работать со своим собственным файлом или загрузить демонстрационные файлы .xlsx и .xls.

СМОТРЕТЬ: Загрузка шаблона политики обновления системы (исследование Tech Pro)

Основы поиска

Вероятно, вы уже знакомы с функцией поиска в Excel, но, возможно, ни в чем не полагались на нее помимо простой задачи поиска — это описывает многих пользователей. К счастью, основы просты.

Перед тем, как приступить к поисковой задаче, вы должны принять решение: хотите ли вы выполнить поиск по всей книге или по конкретной ассортимент? При поиске диапазона сначала выберите его. Если вы хотите выполнить поиск по всей книге, выполните поиск в любой ячейке на активном листе. Поиск определенного диапазона более эффективен и всегда является лучшим выбором при необходимости.

Вы начинаете процесс, нажимая Ctrl + F, чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить». Или нажмите «Найти и выбрать» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная». В появившемся раскрывающемся списке вы можете выбрать «Найти» или «Заменить» — это обе вкладки в одном диалоговом окне.

Параметры поиска

Недавно меня попросили » исправить «приложение Excel, которое в значительной степени полагалось на простые задачи поиска — оно просто перестало работать, и пользователи были в недоумении. «Это сломано!» Файл не был сломан; каким-то образом параметр был изменен, и Excel больше не ищет значения, а ищет значения в формулах. В этом файле не было формул, это была простая таблица отслеживания данных. Даже если на листе были формулы, любая поисковая задача возвращала неожиданные и ошибочные результаты. Они не получали то, что им было нужно, но Excel не сломался.

Чтобы получить доступ к параметрам, показанным на рисунке A , нажмите кнопку «Параметры». Эти параметры помогут вам точно настроить задачу:

  • Within позволяет вам определить, где вы будете искать — активный лист или всю книгу . Лист по умолчанию. Вы должны изменить этот параметр, чтобы искать по всей книге.
  • Search определяет направление поиска (тип) — по столбцам или по строкам. Вы не пропустите данные, не изменив эту опцию, но вы можете немного ускорить процесс. По строкам — это настройка по умолчанию.
  • Искать в позволяет ограничить поиск формулами, значениями или комментариями. Как я упоминал ранее, неправильный набор параметров может действительно все испортить. Формулы (как ни странно) стоят по умолчанию. Используйте формулы для быстрого обновления ссылки.
  • Match case найдет только те значения, которые соответствуют регистру, используемому в поле Find what. По умолчанию отключено.
  • Соответствие всему содержимому ячейки найдет только те значения, которые соответствуют только символам, введенным в поле Найти. Это отличный способ найти точные или похожие совпадения, в зависимости от ваших настроек. По умолчанию отключено.
  • Формат позволяет искать определенные форматы. Это очень удобно, если вы не зависите от стилей; вы можете использовать Replace для обновления форматов с помощью простой поисковой задачи. По умолчанию отключено.

Рисунок A

Использование правильных параметров — ключ к эффективному поиску.

Функция поиска и замены Excel запоминает ваши настройки, и это может вызвать у вас проблемы. К сожалению, нет четкой опции, которая сбрасывает все; вы должны не забывать проверять эти параметры каждый раз, когда запускаете поиск, чтобы избежать ошибочных результатов.

Основы просты, и вы, возможно, уже знакомы с ними; давайте расширим эти основы, чтобы выполнить несколько задач поиска.

Поиск значений

Знать, что делать с тем, что находит Excel, так же важно, как сообщать Excel что найти. У вас есть несколько полезных опций: вы можете просматривать, выбирать, выделять и даже удалять совпадения. На рисунке B показаны результаты открытия диалогового окна «Найти и заменить», ввода Talbott и нажатия «Найти все». Как видите, диалоговое окно возвращает список каждого экземпляра строки поиска в зависимости от установленных вами параметров. В этом примере все параметры — значения по умолчанию. Давайте рассмотрим результаты в этом контексте.

Рисунок B

Строка поиска не всегда находит то, что вы хотите или ожидаете

Поиск находит обе записи Тэлботта в строке 4. Список будет таким же, даже если любой из экземпляров Тэлботта использовал строчные буквы t — t albott. Что может вас удивить, так это то, что поиск не находит адрес электронной почты, потому что строка поиска написана по-разному — обратите внимание на отсутствие второго t в конце. Talbot t не будет соответствовать Talbot s . Если какая-либо из записей в полях имени отсутствует в этот второй t, Excel также не найдет ее.

Чтобы получить доступ к одному из найденных элементов, дважды щелкните его в списке. Если вы нажмете «Найти далее», Excel перейдет от одной ячейки к другой вместо отображения списка в диалоговом окне..

Выделение или удаление совпадающих результатов

Возможно, вам никогда не понадобится ничего, кроме того, что мы рассмотрели до сих пор, но вы можете сделать больше. Например, с помощью задачи поиска вы можете выделить и даже удалить совпадающие записи. Чтобы проиллюстрировать это, давайте повторим ту же задачу поиска, а затем выделим и удалим эти значения (обратите внимание, что я добавил второе окончание t к адресу электронной почты).

  1. Щелкните любую ячейку на активном листе и нажмите Ctrl + F, чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить».
  2. В поле «Найти» введите Talbott (оба оканчиваются на ts).
  3. При необходимости щелкните «Параметры» и убедитесь, что для всех параметров установлены значения по умолчанию.
  4. Щелкните «Найти все», чтобы отобразить список, показанный на Рисунок C . Обратите внимание, что функция выбирает первый соответствующий элемент в списке. Больше ничего не трогайте!
  5. Пока в итоговом списке активен выделенный фрагмент, нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все совпадающие элементы. Excel также выделяет элементы на уровне ячеек (хотя по адресу электронной почты это сложно определить; это последнее совпадающее значение и, как таковая, активная ячейка, поэтому выбор выглядит иначе).
  6. Один раз вы выбрали все совпадающие ячейки, вы можете выделить ячейки, выбрав параметр «Заливка» в группе «Шрифт» на вкладке «Главная» ( Рисунок D ). На этом этапе вы можете применить и другие форматы.
  7. Или щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в выделении нескольких ячеек и выберите «Очистить содержимое» ( Рисунок E ). Конечно, я предостерегаю вас при этом проявлять большую осторожность. Помните, что вы можете нажать Ctrl + z, если передумаете. (При нажатии кнопки «Удалить» на клавиатуре будет удален список в диалоговом окне, а не соответствующие записи на уровне листа.)

Рисунок C

Показать все совпадения.

Рисунок D

Используйте цвет заливки, чтобы выделить совпадающие записи .

Рисунок E

Удалите записи.

Следите за обновлениями

Даже если вы знакомы с основным назначением этой функции, вы, вероятно, узнали, как расширить эту функцию, чтобы применить форматы или удалить совпадающие значения. В следующем месяце мы продолжим работу с некоторыми более продвинутыми методами.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office. Доставлено по понедельникам и средам

Зарегистрируйтесь сегодня

Отправьте мне свой вопрос об Office

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никаких гарантий. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными. Вы можете отправить снимки экрана с вашими данными, чтобы прояснить ваш вопрос. Обращаясь ко мне, будьте как можно более конкретными. Например, запрос «Устраните неполадки в моей книге и исправьте, что не так», вероятно, не получит ответа, но «Вы можете сказать мне, почему эта формула не возвращает ожидаемых результатов?» мощь. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не возмещает мне затраты времени или опыта при оказании помощи читателям, и я не прошу плату у читателей, которым помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу susansalesharkins@gmail.com.

Также см.

  • Настройка панели инструментов быстрого доступа Office для определенных файлов (TechRepublic)
  • Как защитить формулы Excel (TechRepublic)
  • Как скрыть данные Excel и предупредить читателей (TechRepublic)
  • Microsoft Office против Google Docs Suite vs LibreOffice (Download.com)
  • 20 профессиональных советов, как заставить Windows 10 работать так, как вы хотите (загрузка TechRepublic)
  • Microsoft Office 365 для бизнеса: все, что вам нужно чтобы знать (ZDNet)
  • Чтобы сохранить конфиденциальность ваших данных в Интернете, нужно потрудиться. Эти приложения могут помочь (CNET)
  • Языки программирования и ресурсы для карьерного роста разработчика (TechRepublic на Flipboard)
Оцените статью
techsly.ru
Добавить комментарий