Электронное управление файлами

Электронное управление файлами или электронное управление документами — это практика импорта, хранения и управления документами и изображениями в виде компьютерных файлов. Он включает сканирование и сбор данных из бумажных документов, оцифровку файлов и возможность удаления бумажных копий. По сути, вы создаете электронную файловую систему, которая заменяет физические картотеки.

Зачем переходить на электронное управление файлами?

Болезненные точки бумажной системы, которые устраняются или сводятся к минимуму с помощью электронной системы управления файлами, включая:

  • Слишком много времени, затрачиваемого на управление и обслуживание бумажных документов.
  • Требуется место для хранения бумажных файлов и коробки.
  • Использование решений для хранения за пределами предприятия, что влечет за собой дополнительные расходы и задержки при извлечении.
  • Риски потери документов из-за пожара, повреждения водой или другого физического повреждения

Преимущества электронной системы управления файлами

Переходя от ручных бумажных процессов к электронной файловой системе, организации могут:

  • Сэкономьте место и ресурсы, которые в противном случае потребовались бы для организации, хранения и хранения документов
  • Сведите к минимуму ошибки, которые более вероятны при ручном вводе и хранении данных
  • Постоянно сохранять документы d информация, которая в противном случае могла бы быть потеряна или потеряна.
  • Сократите или устраните расходы на офисные принадлежности, такие как принтеры, копировальные аппараты, бумагу, чернила и т. д.
  • Оптимизируйте производительность, исключив время и усилия, необходимые для поиска информации в файлах.
  • Улучшение обслуживания клиентов за счет сокращения времени ответа

Сделайте еще больше с платформой управления корпоративной информацией

Информационная платформа предприятия позволяет организациям оптимизировать управление контентом и процессами, чтобы лучше поддерживать принятие решений и повседневные операции, и включает возможности электронного управления файлами, которые улучшают доступ к информации за счет:

  • Сбор и хранение всех соответствующих документов
  • Обеспечение возможности поиска информации
  • Обеспечение доступа к информации с одной центральной платформы
  • Включение одновременного доступа нескольких пользователей к одной и той же актуальной информации
  • Включение контроля версий
  • Обеспечение функции электронной подписи

Чтобы узнать больше об электронном управлении файлами и преимуществах решения корпоративной информационной платформы, свяжитесь с нами.

Оцените статью
techsly.ru
Добавить комментарий